Відпустка та Outlook.

Привіт, привіт.

На час відпустки користувач в Outlook О365 для Windows зобов'язаний створити автоматичну відповідь про свою відсутність на робочому місці. Вона автоматично діє і для Teams.

Як це робиться?

У програмі Outlook виберіть Файл > Автоматичні відповіді (поза  офісом) .

У полі «Автоматичні відповіді» виберіть «Надсилати автоматичні відповіді» .

Виберіть «Надсилати лише протягом цього періоду», щоб указати, коли слід надсилати повідомлення про відсутність на роботі. Якщо ви не встановите період часу, автоматичні відповіді продовжуватимуть надсилатися, доки їх не буде вимкнено вручну.

На вкладці «Усередині моєї організації» введіть повідомлення, яке ви хочете надсилати іншим користувачам O365, коли ви поза офісом.

В принципі більшість користувачів на цьому і закінчують налаштування, бо тим хто НЕ входить до штату організації вони нічого надсилати не збираються. І це вірно згідно правил інформаційної безпеки.

Але Outlook тут має свою підступність - коли ви тиснете кнопку  «ОК», щоб застосувати зміни він викидає вікно помилки. І чого б це?(((

А справа в тому що  Outlook по замовченню ВМИКАЄ позначку для опції «Автоматична відповідь людям поза моєю організацією» і чекає коли ви введете туди відповідний текст.  Хоча ви до тієї вкладки ще навіть не заходили.

Тому ОБОВ'ЯЗКОВО заберіть позначку з опції «Автоматична відповідь людям поза моєю організацією». А тепер впевнено натисніть кнопку  «ОК», щоб застосувати ваші зміни.

Ось тепер все. Щасти.

Outlook troubleshooting.

Привіт привіт.

Про desktop-клієнта Outlook можно складати легенди. Особисто я не вважаю його найкращим поштовим клієнтом, але якщо ваша фірма має ліцензію на М365, то він у вас використовується як must have.)

Звісно клієнт Outlook виконує свою роботу, але  занадто часто глючить. Я навіть не беру до уваги випадки коли користувач своїми рухами змінює usability Outlook настільки що потім волає "зробіть як було".

Тому нижче даю універсальні рішення які покривають 90% проблем з запуском Outlook.

1. Дехто починає з того що витирає повністю профіль користувача. Це видалення гілки реєстру:

HKLM\Software\Microsoft\WindowsNT\CurrentVersion\ProfileList

та видалення теки користувача з

C:\Users\Username

Я вважаю що це занадто, бо потребує ручного відновлення всіх налаштувань користувача що займає час та нерви (не всі користувачі до цього готові морально).

2. Вилучення профіля MS Office, як видалення гілки реєстру:

HKCU\SOFTWARE\Microsoft\Office

Або, більш влучно, вилучення окремо профіля саме MS Outlook:

HKCU\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook

та

HKCU\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook

Після цього  Outlook запускається як новенький.

Cюрприз від Outlook.

Привіт привіт,

Зовсім коротко - маю для вас сюрприз від Microsoft. А точніше від Outlook.

Так, ми знаємо що для зручності в клієнті Outlook можно створювати правила обробки вхідної пошти, і вони працюють як фільтри за різними ознаками листа: тема, адресат тощо. 

Але ось що цікаво - вчорашній випадок показав що правило спрацює навіть тоді коли визначена ланка, наприклад тека для переміщення листа за ознакою, відсутня. Тобто користувач випадково видалив одну теку на яку було налаштовано одне з правил переміщення, і коли прийшов лист то правило спрацювало, і він перемістився в ... нікуди. Без останку!

Спочатку була підозра що листи зовсім не приходять, але коли включили підтвердження на доставку то все стало зрозуміло. При цьому ніяких повідомлень типу "не можу премістити" Outlook користувачу не надає.

Такі справи.

Відновлення Microsoft Teams Meeting Add-in.

Всім привіт.

Так вже трапляється що деякі оновлення не тільки покращують, але і шкодять. От так трапилося з плагіном Teams для Outlook, що він зник з календаря зовсім, і немає його ні у відключених надбудовах, ні у працюючих. Хоча на диску він повністю присутній.

Як фіксити?

Можно пройтися шляхом "Видалив та Поставив".

Можно шляхом тотального аудиту місць перебування плагіну.

А можно короткими патчами реєстру та системи.

Фіксимо так:

1) робимо від адміна (міняємо USERNAME на логін користувача!)

C:\WINDOWS\system32\regsvr32.exe "C:\Users\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\TeamsMeetingAdd-in\1.24.14501\x64\Microsoft.Teams.AddinLoader.dll"

Отозвать свое письмо в MS Outlook.

Всем привет.

Есть в MS Outlook такая фишка - возможность отозвать свое письмо, которое было ошибочно отправлено адресату при условии что оно еще не было им прочитано. Доступна такая функция только в  десктопной версии MS Outlook и срабатывает, опять же, только если адресат ваше письмо еще не открывал.

Функция отзыва письма позволяет его отозвать полностью, либо з заменой на новую версию. В любом случае адресат получит уведомление об отзыве письма или о вашей попытке его отозвать в случае неуспеха такой операции. 

Такой вот богатый на фишки MS Outlook.

Удачи.

Период кеширования в Outlook 365.

Всем привет.

Возвращаясь к теме кеширования в MS Outlook и общаясь с специалистами пришел к выводу что все таки лучше его оставить. Особенно сейчас когда пользуешся Office 365, но имеешь перебои с интернетом. Период кеширования ставим не менее месяца, можно три.

Остальное как на слайде. Успехов.

Фильтр почты в клиенте MS Outlook.

Всем привет.

На днях пришлось столкнуться с очевидным, но не так наглядным - фильтр входящей почты в клиенте MS Outlook.  

Задача - мне нужно бы тему письма фильтровать через "ИЛИ". Возможно по задумке разработчиков это не так необходимо в работе поэтому на поиск такой возможности у меня ушел не один час. Временами казалось что просто надо сделать еще одно правило, но размер банка правил в клиенте MS Outlook ограничен в 256 Кб. Решение было найдено случайно - оказалось надо просто добавить в поле поиска еще один критерий и он тогда ложится с условием "ИЛИ".

Не раз вспомнилось насколько удобна и широка в этом плане настройка правил в The Bat! При этом сочетаний по условиям там просто уйма. Эх).

Удачи.

MS Outlook и летнее время.

Всем привет.

Увы, но мы опять перешли на летнее время хотя проку от него никакого. Многие страны нашли смелость от этого отказаться. Но наша ИТ-инфраструктура дружно щелкнула часами и ушла на час вперед.

Хм, а вот с переходом на летнее время открылись и новые тайны в MS Outlook. Например, Вы можете начать получать все письма с меткой времени получения ровно час тому. Оказалось что почтовый клиент MS Outlook имеет свои собственные настройки часовых поясов и системное время вашего ПК не является для него определяющим. В настольном клиенте они меняются в Параметры/Календарь/Часовые пояса. Однако это еще не все. Облачный клиент MS Outlook 365 также имеет возможность задания часового пояса и находится он уже в Параметры/Общие/Часовой пояс.

Также следует обратить внимание на точное указание именно вашего часового пояса, а не любого другого совпадающего с вашим местонахождением, например с GMT+2. Ибо не всякая страна находящаяся с вашей на одном меридиане переходит на летнее время.

Удачи.

Автоматическая выгрузка вложения из письма.

Всем привет.

Можно ли в Оutlook 2016 настроить автоматическое сохранение вложения входящего сообщения на диск?

Мне по воле случая необходимо автоматически выгружать вложенный файл сразу же при приеме письма, содержащем вложение.Оказывается штатно это сделать нельзя, нужен макрос и соответствующее правило. 

Создаем проект, добавляем в него новый модуль и помещаем туда такой код:

Public Sub saveAtt (itm As Outlook.MailItem)

Dim objAtt As Outlook.Attachment 'переменная для работы с вложениями
Dim saveFolder As String 'переменная для пути к папке сохранения
Dim sDateMail as string 'переманная для даты письма
'сохраняем в правильном формате время создания сообщения
sDateMail = Format(itm.CreationTime, "hh-mm-ss_dd.mm.yyyy")
'задаем путь к папке сохранения
saveFolder = "C:\Users\Username\Desktop\"
'перебираем все вложения в письме
For each objAtt in itm.Attachments
'сохраняем вложение в папку под именем: дата письма + название файла вложения
objAtt.SaveAsFile saveFolder & "\" & sDateMail & "_" & objAtt.FileName
'очищаем переменную с вложением
Set objAtt = Nothing
Next objAtt

End Sub

Далее создаем правило. Задаем условие на письма и выбираем вариант действия "Запустить скрипт". Там в списке скриптов выбираем имя созданного выше макроса. Не забываем указать: "Разработчик" - "Безопасность макросов" - "Параметры макросов" - "Включить все макросы".

Фишка 1.
В последних версиях Outlook 2016/365 после секюрных патчей вариант действия "Запустить скрипт" отсутствует. Правится это неудобство в реестре добавлением ключа:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security
DWORD: EnableUnsafeClientMailRules
Value: 1

Фишка 2.
Макрос заработает только после полной перезагрузки ОС.

Удачи.

Переадресация почты в Outlook.

Всем привет.

Оказывается пользователь Outlook имеет больше возможностей по управлению потоками своих писем чем думает. Или ему просто лень это использовать. Возьмем самое простое - делегирование корпоративной почты на время своего отпуска. Тут даже администратор не нужен.

Итак вариант desktop-a.

1. Заходим в закладку «Файл» и выбираем «Управление правилами и оповещениями»

2. Далее нажимаем на закладку «Создать правило».
3. Открывается «Мастер правил». Выбираем «Применить правило полученным мной сообщений» и нажимаем «Далее».

Правило переадресации почты Outlook.

Всем привет.

Время от времени пользователю необходимо включать переадресацию своей корпоративной почты на другого пользователя. Отпуск, по болезни, командировка, прочее. Или, например, главбух желает чтобы с ее входящими ознакамливался заместитель не вставая с рабочего места. Включить такую переадресацию можно двумя способами.

Первый способ - можно поручить это админу почтового сервера Exchange. Делается это в функциях почтового ящика профиля пользователя. Недостатком такого переключения есть отсутствие диапазона дат периода когда такая переадресация должна работать. Можно включить либо на другого пользователя либо на группу пользователей (такая группа распространения должна быть создана заранее в AD).

Второй способ - пользователь сам включает правило переадресации для своей почты в клиенте Outlook. Ему, разумеется, надо быть внимательным при выборе критериев для такого правила. Можно включить либо на другого пользователя либо на группу пользователей с соблюдением диапазона дат. А можно схитрить и добавить критерий перенаправления(надо проверять!) на еще одного пользователя, если группа не существует.

Если пользователь создавал правила в web-интерфейсе клиента Outlook, то в десктопном варианте он получит сообщение где ему надо будет сделать выбор - оставить правила на web(сервер) или desktop(клиент).

И не забывайте делать экспорт правил если их у вас несколько.

Успехов.

Сомневаешься - выбрасывай!

Всем привет.

Хочу сказать что время сейчас самый дорогой ресурс для человека. Наше время это наша жизнь. К великому сожалению мы его тратим не на то, ради чего стоило бы Жить. Да, существуют огромная куча рецептов по тайм-менеджменту, но они, как правило, работают не всегда. Другими словами этих рецептов должны придерживаться не только вы, но и те которые вас окружают, особенно на работе. Иначе вы сможете управлять только тем временным отрезком который остается вам на выходные.

Но что вы можете сделать на работе сегодня? Вам нужно сосредоточиться на тех задачах которые для вас важны. Ваша недостаточная сосредоточенность - результат не только внешних прерываний (клиенты, шеф, звонки). Мы и сами виноваты - мы включаем музыку, на экране наших компьютеров пляшут анимированные изображения, прокручиваются сообщения из чата, интернет-тизеры пытаются привлечь наше внимание. Все это отвлекает глаз и, в конечном счете, мозг. Отвлекающие факторы порождает и беспорядок на рабочем столе как физическом, так и компьютерном. Меня всегда удивляли люди которые просто заваливали свой стол чем попало, но при этом утверждали что у них все под контролем. Существует четкая зависимость между организацией того что на экране компьютера и порядком мыслей в голове человека за ним работающего.

Попробуйте, потратьте несколько минут, наведя порядок на рабочем месте. Лично для меня это очень трудная задача, так что я всегда прибегаю к заклинанию: Сомневаешься  - выбрасывай!

Переход на Office 365.

Всем привет.

Вот уже и 2020, вот уже и переходим на Office 365. Что нового в нем в сравнении с MS Office 2016-м анализировать не буду. Так как основные усилия идут на сам переход. Ожидалось что это будет также просто как переход с 2013-го, но оказалось малость не так). Прежде всего замечу что для работы с Office 365 часто достаточно перейти по ссылке office.com  и далее ввести свой адрес почты на который вы регистрировались. И вы получите в своем web-браузере весь пакет Office 365. Весь да не весь - в онлайн-версии отсутствует MS Access. Поэтому есть еще вариант установки Office 365 на ваш ПК. Однако в этом случае такому приложению как MS Visio придется помахать ручкой, оно не входит в пакет Office 365 и требует отдельного лицензирования.

А к такому варианту нужно малость подготовиться.

Прежде всего надо добавить разрешение на регистрацию устройств в облаке:
Computer Configuration\Policies\Administrative Templates\Windows Components\Device Registration
Register domain joined computers as devices – Enabled

Дописать облачные сервисы в доверенные зоны:
User Configuration\Windows Components\Internet Explorer\Internet Control Panel\Security Page
Site to Zone Assignment List:
https://autologon.microsoftazuread-sso.com 1
https://aadg.windows.net.nsatc.net 1

Необходимо прописать системный прокси. Внимание - это не прокси для web-браузера!
Сделать это можно двумя способами:

- в командной строке:
netsh winhttp set proxy myclust.forza.com:9090 "*.forza.com;<local>"
ИЛИ
- в ключе реестра:
Hive - HKEY_LOCAL_MACHINE
Key path - SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings\Connections
Value name - WinHttpSettings
Value type - REG_BINARY
Value data - 28016c...3e (Value data нужно скопировать из аналогичного ключа в ветке пользователя)

Правила личной безопасности в сети.

Все привет. 

На днях прибежала презентация очередного экспресс-семинара на тему личной цифровой безопасности. Проводила его гуру диджитал безопасности, как было указано на ее бейдже, от внешней кампании с броским названием. Таких фирмочек сейчас много.) Презентация довольная большая по количеству слайдов, и самое интересное находилось в конце. Поэтому перехожу сразу к выводам, т.е. советам по личной безопасности и их анализу.

Настроить защиту с помощью двойной аутентификация через Google Authenticator  (без привязки к номеру телефона и другой почте) или через получения смс на другой номер телефона, используемый на другом мобильном аппарате и не связанный с основным номером.

Так вот почему у девушек по два аппарата). Надо это обязательно проверить. А к подружкам у которых только один телефон относится с подозрением.))

Проводить ревизию почты и удалять письма с конфиденциальной/личной информацией (пароли/телефоны/адреса/ данные паспортов).

Согласен полностью. И настройте фильтр по контенту. 

Заканчивая работу, совершать выход из аккаунта. 

Согласен полностью. В web-браузере используйте гостевой режим. Никогда не соглашайтесь на сохранение паролей.

Правила фильтрации писем в клиенте Outlook.

Всем привет.

Часто при организации распределения писем в клиенте MS Outlook мы пишем ряд правил с фильтрами. Они фильтруют всю входящую почту по теме, по адресату, а также по другим признакам и раскладывают их по под-папкам. Ничего супер-нового кроме одного момента. 

При смене ПК или профиля ваша почта подтягивается с сервера, а вот ваши ценные правила  диспетчеризации увы не всегда. Их надо пересоздавать по новому. А я их не помню... Но выход есть - надо не забывать делать экспорт-импорт правил до переезда.

Успехов.

MS Outlook и отложенный старт отправки - повторение.

Всем привет.

Разок я решал вопрос отправки отложенного письма. Вчера пришлось к нему вернуться.

Напомню вам что если требуется, что бы ваше электронное письмо отправилось адресату в назначенный день и час, то в программе Microsoft Outlook имеется возможность запрограммировать время и дату отправки вашей корреспонденции. После того как вы создадите сообщение и если требуется вложив в него необходимые файлы, нажмите на пункт меню "Параметры". Затем выберете пункт "Задержка доставки". 

В открывшемся окне отметьте пункт "Не доставлять до:". 

После этого установите требуемую дату и время отправки сообщения, выбирая нужные пункты в раскрывающихся окошках. 

Gmail и отложенная отправка почты.

Всем привет.

Не знаю как давно, но в Google Gmail появилась отложенная отправка почты. Очень полезная фишка, которая мне нужна была много лет тому назад. Теперь она есть. Ура! 

Теперь я могу любые письма к определенной дате (Новый год, например) написать прямо сейчас, выставить время отправки и... забыть про них.

Вот такая вот мелочь, а приятно.

Skype for Business и Журнал бесед.

Всем привет.

При работе с клиентом Skype for Business 2016 многие пользуются функцией сохранения бесед в Outlook, чтобы потом иметь возможность поднять историю переписки. Функция включена по умолчанию. Но периодически эта функция перестает работать. Т.е. несмотря на то что Skype for Business радостно рапортует что беседа сохранена в закладке "Беседы" самого Skype и в "Журнал бесед" Outlook ее можно найти только в Skype. У кого-то она не работает с самого начала пользования пакетом MS Office, у кого-то отваливается спустя некоторое время. 

Решение проблемы зависит от того насколько она глубоко сидит в вашем профиле. Прояснить ситуацию можно исследованием логов Skype-а, логи хранятся тут: 

%userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Office\16.0\Lync\Tracing.

А можно сразу начать решать проблему. 

1. Для начала выполнить экспорт ветки реестра на ПК где такая проблема отсутствует:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Lync\usermail@forza.com\Autodiscovery]

Поменять в файле экспорта usermail@forza.com на свой почтовый адрес и выполнить импорт на своем ПК. Не забываем перезапустить Outlook и Skype.

Как проверить? Открываете новый диалог с любым человеком в Skype и выполняете принудительное сохранение беседы через Ctrl+S. Если не получилось восстановить "Журнал бесед" идем дальше.

2. Выполните в командной строке команду: ​

reg add HKLM\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Lync /v TrustModelData /t REG_EXPAND_SZ /d forza.com /f

где forza.com ваш почтовый домен.

Не забываем перезапустить Outlook и Skype.

Проверяем. Если не получилось восстановить "Журнал бесед" идем дальше.

3. Не имея возможности сохранить беседы в Outlook ваш Skype их просто складирует в папке 

%userprofile%\AppData\Local\Microsoft\Office\16.0\Lync\username\History Spooler. 

Загляните туда, и если там совершенно пусто, то у вас проблема с вашим профилем пользователя в Windows. И вам поможет его полное пересоздание.

Успехов.

MS Outlook и SQL.

Всем привет.

На днях пришлось поглубже залезть в почтовый клиент MS Outlook. Думаю вы знаете что этот клиент является еще и многофункциональным органайзером. Так вот в нем можно организовать свои пользовательские представления сообщений и запланированных мероприятий. Естественно все это связано с настройкой фильтрации материала.

И как тут было не "удивиться" что любопытным пользователям вроде меня даже доступна фильтрация с помощью SQL.

Отличная возможность "вылизать" свой фильтр по вашим потребностям.

Успехов.

Проверка автоконфигурации в Outlook 2016.

Всем привет.

Функция автоматического обнаружения (Autodiscover) появилась еще в Exchange Server 2007. Основанная задача Autodiscover – возможность поиска почтовым клиентом почтового сервера Exchange и автоматического подключения почтового ящика. От пользователя Outlook нужно только указать свое email  и пароль, все остальное Outlook при помощи Autodiscover выполнит сам.

При тестировании нового почтового клиента Outlook 2016 при внешнем подключении к Exchange было замечено, что автоматическая настройка клиента может занимать несколько минут. Проблема заключается в том, что Autodiscover отрабатывает слишком долго. Собственно про проблему и как ее решить кардинально сказано здесь.

Например у меня первый запуск Autodiscover никогда не получается если не дать клиенту Outlook 2016 доступ в интернет. Почему? Клиент Outlook 2016 выполняет проверку действительности сертификатов сервера Exchange. 

Проверить куда именно выполняет запросы Outlook 2016 при своем запуске можно с помощью утилиты Test E-mail AutoConfiguration. Она громко названа утилитой ибо эта возможность присутствует из коробки в самом клиенте Outlook 2016. Выбираете иконку запущенного клиента в корзине, зажимаете правый Control и наблюдаете всплывающее меню.

Тут нас интересуют две опции:

- Состояние подключения...

- Проверить автоконфигурацию...